Processarbete och processhandbok

Jag har i en tidigare Facebook-diskussion lovat att berätta lite mer om processarbetet i Örebro kommun och även sprida vår processhandbok. Här kommer det lite mer om det.

Kommunledningen beslutade för ett par år sedan att börja använda en specifik processledningsmodell och processkartläggningsmetod i hela organisationen. I samband med beslutet utsågs metodkunniga processhandledare och utbildningar genomfördes. Då bildades också grunden till ett nätverk för processhandledarna. Detta skedde innan jag fick rollen som utvecklingsstrateg vid årsskiftet så jag har egentligen mest koll på det jobb vi gjort i år. Mitt uppdrag när det gäller processer är kort att ansvara för utveckling och förvaltning av modell och metod, hålla ihop processhandledarnätverket och se till att de får den kompetensutveckling och information de behöver för sin roll.

Nätverket har gåtts igenom så att vi har rätt personer där. Det är i grunden ett erfarenhetsutbytesnätverk, vilket innebär att de som ingår där ska vara aktiva med att kartlägga processer och kan delta i utvecklingen av modell och metod och lära av varandra. I dagsläget finns runt 30 ”vanliga” processhandledare och drygt 10 ”processhandledare light”, som tillhör IT-utvecklingsenheten och som behöver kunna metoden för sina egna projekt. Det kvarstår säkert lite mer filande på vilka medlemmar som ska finnas i nätverket, men det börjar kännas rätt och vi blir fler till våren. I år kommer vi att ha haft sex träffar med lite olika teman.

På utbildningsfronten har vi genomfört utbildningar i Visio (som är det verktyg vi använder för att dokumentera processkartor) och dokumentation av processkartor, metodutbildning för nya processhandledare och en ”Processkartläggnings-boot-camp” – två dagars intensivt processkartläggande med fokus på praktiska övningar. Nästa vecka genomför vi även en heldagsutbildning i workshopledning.

Processhandboken har i år vuxit fram i version 0.1, 1.0, 2.0 och nu 3.0:
Från processkartläggning till processutveckling – en handbok för Örebro kommun

Utveckling pågår ständigt. Vi har baserat handboken på den beslutade modellen och metoden, kompletterat med sådant vi fått med oss i samband med utbildningar och sådant vi läst oss till och även sådant vi inspirerats av i andra organisationers processarbete (t.ex. Göteborgs stad). Handboken är till största delen en handbok för processhandledarna, så att de har ett detaljerat stöd när de ska processkartlägga. Till handboken finns ett antal mallar som stöd och även instruktioner (i version 1.0) för hur vi dokumenterar processkartor. Även dessa utvecklas efter hand.

Handboken kan naturligtvis även läsas av andra som vill lära sig mer om modell och metod.

Vi har ett stort jobb framför oss att sprida kunskap om modell, metod och det stöd som finns i form av processhandledare. Vår ambition är inte att organisera oss enligt processer. Vi använder modell och metod som ett stöd i kvalitets- och verksamhetsutvecklingen i kommunen.