Välkommen till den nya bloggen Enklare vardag

Från och med nu hänvisar vi till bloggen Enklare vardag där vi fortsätter att berätta om vårt utvecklingsarbete. Den här bloggen kommer naturligtvis att ligga kvar så att du även i fortsättningen kan hämta material som vi redan publicerat.

På den nya bloggen kommer vi att berätta samlat om vårt arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling, om utveckling av nytt intranät och webbplats, om nytt servicecenter, om öppna data och mycket mer.

Vi hoppas du vill vara med och bidra i diskussionen – vi vill gärna ha era kommentarer och synpunkter (lämna dem på den nya bloggen).

Kvalitetspris till örebroskola för framgångsrik verksamhetsutveckling

Varje år delar SIQ, Statens institut för kvalitetsutveckling, ut ett erkännande för framgångsrik verksamhetsutveckling. I år gick priset till Stora Mellösa skola i Örebro. Det tycker vi är fantastiskt roligt.

Stora Mellösa skola är en F–6 skola med 169 elever. Skolan ligger några mil öster om Örebro, är en modellskola för flexibelt lärande och har en hälsoprofil, Hälsa och lärande i samspel.

Kommittén motiverade sitt val så här:

Måluppfyllelsearbetet genomsyrar hela verksamheten

Stora Mellösa skolas styrka är det lyhörda bemötandet som baseras på övertygelsen att varje barn kan gå ut ur skolan med full måluppfyllelse samt en positiv framtidstro och tilltro till sin förmåga. Verksamhetsidén ”den medvetna skolan” genomsyrar hela verksamheten och bidrar starkt till självkänsla och gemenskap. Verksamheten bärs upp av en gemensam värdegrund som omfattas av intressenter, lärare, elever och föräldrar.

Kundorientering och medarbetarfokus

Kundorienteringen präglas av högt ställda krav på medarbetare att hämta in, möta upp och tillgodose kundernas krav. Det åstadkoms med ledningens positiva engagemang och sitt långsiktiga systematiska arbete. Ledningen stimulerar medarbetarnas förmåga och vilja till att utveckla organisationen i enlighet med värdegrund och vision. Alla är delaktiga i verksamhetens planering och utvärdering. Medarbetarnas kompetens är en avgörande framgångsfaktor för organisationen. Nyckeln till detta är att man söker på ett systematiskt sätt vad som behövs för att klara framtidens utmaningar. Ledningens engagemang präglas starkt av ett personligt, aktivt och synligt engagemang.

Utvärderar det mesta

Det finns väl inarbetade systematiska angreppssätt för att utvärdera i stort sett alla förekommande aktiviteter. Organisationen präglas av hög flexibilitet för att tillmötesgå elevers och föräldrars behov med strategin flexibelt lärande och hälsa i samspel.

Gunilla Hedman, rektor på Stora Mellösa, kommenterar erkännandet så här:

– Att 2011 ha fått utmärkelsen ”Bättre skola 2011” och att i år, efter fortsatt arbete enligt SIQ-modellen få ”Erkännande för framgångsrik verksamhetsutveckling 2012” är för oss helt overkligt underbart! Vi kommer att fortsätta med ständiga förbättringar och även sprida vårt arbete inom Örebro kommun.

Är du nyfiken på hur Stora Mellösa lyckats så bra med sin verksamhetsutveckling är du välkommen att kontakta Gunilla via gunilla.hedman@orebro.se.

Vinnovaprojektet öppna data i full gång!

Örebro kommuns Vinnovaprojekt om öppna data innebär att vi ska etablera Lucene solr som grund i en plattform, detta för att indexera information och skapa öppna data.
I projektet ska vi också samla öppna data i portalen CKAN. Resultatet ska vara en fungerande och skalbar plattform för att indexera en informationsresurs och tillgängliggöra denna genom en standardiserad plattform för spridning. Vilket bla innebär att man gör det möjligt att hämta ut rådata för att exempelvis utforma appar.

Örebro kommuns vision är att vara en öppen och transparent kommun och arbetet med öppna data stämmer väl överens med kommunens övergripande strategier och mål. Mot den bakgrunden ansökte vi om och fick pengar från Vinnova (Sveriges innovationsmyndighet), för att utveckla och skapa öppna data kring information om tillgänglighet för funktionshindrade i offentliga lokaler (affärer och byggnader med service från ex offentlig sektor). Informationen finns idag samlad i kommunens Tillgänglighetsguide.

I samband med projektet fick vi upp ögonen för att Västra Götalandsregionen (VGR) har en nationell tjänst för tillgänglighetsinformation (Tillgänglighetsdatabasen = TD) och den tjänsten har redan ett 50-tal externa organisationer knutna till sig. Ett samarbete med dem skulle göra att det skapas mycket mer öppna data, men samtidigt skulle investeringarna göras i VGR och inte i Örebro. Vi bestämde oss ganska snabbt för att samhällsnyttan med att genomföra detta tillsammans med VGR var så stor att det var den bästa vägen framåt, VGR var också väldigt intresserade av detta. Ironiskt nog innebär det att det inte kommer att skapas öppna data från Örebro kommun i detta projekt eftersom vi inte än är anslutna (men troligen är vi det snart).

Det har tyvärr tagit en del tid med projektuppstarten pga resurser, vi var tvungna att göra avrop från ramavtal, diskutera med VGR om hur vi ska driva ett samarbetsprojekt samt att jag nyligen tillträdde som projektledare. Men nu är projektet äntligen i full gång och vi kommer att göra många spännande saker fram till årsskiftet då projektet ska vara klart. Till vår hjälp har vi också Findwise som är experter på söktekniken och Knowit som bygger TD.

Vill du veta mer om vårt spännande projekt hör av dig till mig, eleonor.karlsson.nystrom@orebro.se

Eleonor Karlsson Nyström, Projektledare Örebro kommun

Processarbete och processhandbok

Jag har i en tidigare Facebook-diskussion lovat att berätta lite mer om processarbetet i Örebro kommun och även sprida vår processhandbok. Här kommer det lite mer om det.

Kommunledningen beslutade för ett par år sedan att börja använda en specifik processledningsmodell och processkartläggningsmetod i hela organisationen. I samband med beslutet utsågs metodkunniga processhandledare och utbildningar genomfördes. Då bildades också grunden till ett nätverk för processhandledarna. Detta skedde innan jag fick rollen som utvecklingsstrateg vid årsskiftet så jag har egentligen mest koll på det jobb vi gjort i år. Mitt uppdrag när det gäller processer är kort att ansvara för utveckling och förvaltning av modell och metod, hålla ihop processhandledarnätverket och se till att de får den kompetensutveckling och information de behöver för sin roll.

Nätverket har gåtts igenom så att vi har rätt personer där. Det är i grunden ett erfarenhetsutbytesnätverk, vilket innebär att de som ingår där ska vara aktiva med att kartlägga processer och kan delta i utvecklingen av modell och metod och lära av varandra. I dagsläget finns runt 30 ”vanliga” processhandledare och drygt 10 ”processhandledare light”, som tillhör IT-utvecklingsenheten och som behöver kunna metoden för sina egna projekt. Det kvarstår säkert lite mer filande på vilka medlemmar som ska finnas i nätverket, men det börjar kännas rätt och vi blir fler till våren. I år kommer vi att ha haft sex träffar med lite olika teman.

På utbildningsfronten har vi genomfört utbildningar i Visio (som är det verktyg vi använder för att dokumentera processkartor) och dokumentation av processkartor, metodutbildning för nya processhandledare och en ”Processkartläggnings-boot-camp” – två dagars intensivt processkartläggande med fokus på praktiska övningar. Nästa vecka genomför vi även en heldagsutbildning i workshopledning.

Processhandboken har i år vuxit fram i version 0.1, 1.0, 2.0 och nu 3.0:
Från processkartläggning till processutveckling – en handbok för Örebro kommun

Utveckling pågår ständigt. Vi har baserat handboken på den beslutade modellen och metoden, kompletterat med sådant vi fått med oss i samband med utbildningar och sådant vi läst oss till och även sådant vi inspirerats av i andra organisationers processarbete (t.ex. Göteborgs stad). Handboken är till största delen en handbok för processhandledarna, så att de har ett detaljerat stöd när de ska processkartlägga. Till handboken finns ett antal mallar som stöd och även instruktioner (i version 1.0) för hur vi dokumenterar processkartor. Även dessa utvecklas efter hand.

Handboken kan naturligtvis även läsas av andra som vill lära sig mer om modell och metod.

Vi har ett stort jobb framför oss att sprida kunskap om modell, metod och det stöd som finns i form av processhandledare. Vår ambition är inte att organisera oss enligt processer. Vi använder modell och metod som ett stöd i kvalitets- och verksamhetsutvecklingen i kommunen.

Enskild firma och personuppgifter

Vi arbetar för att kunna publicera kommunens leverantörsreskontra som innehåller alla inkomna fakturor och information kring dem. Ett problem vi stötte på var att i de fall leverantören är en enskild firma, som då har ägarens personnummer som organisationsnummer, så hindrar personuppgiftslagen oss från att publicera uppgifterna då det sker i strukturerad form. Vi har gjort en intresseavvägning och bestämt oss för att intrånget i ägarens personliga integritet är mindre än nyttan med att medborgare får insyn i hur skattemedel används.

Läs det formella beslutet om intresseavvägningen (pdf, 0.2 mb).

Öppna data

Öppna data är en fråga som är prioriterad på EU- och regeringsnivå. Både E-delegationen, som lyder under näringsdepartementet, och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) arbetar aktivt för att främja öppna data.

Den politiska ledningen i Örebro kommun (S, C och Kd) har i sitt styrdokument ”Övergripande strategier och budget” fastställt att vi ska vara en öppen och transparent kommun. De formella besluten finns på plats och nu är det upp till organisationen att verkställa dem. Därför har olika verksamhetsområden nu fått i uppgift att skapa fem nya källor för öppna data innan slutet på oktober.

Två faktorer driver utvecklingen – transparens och innovation. Genom att vara öppna och transparenta ökar tilltron till oss som organisation, något som är viktigt ur demokratiperspektiv. Öppna data gör det också möjligt för andra att använda den information som tagits fram med deras skattemedel. Förhoppningsvis leder detta till bra tjänster för privatpersoner och ökat företagande.

Hur får man en organisation att förstå öppna data?

Det är en utmaning. Det är ett nytt begrepp för de flesta och man har som bäst en luddig uppfattning om vad det innebär. Ett vanligt missförstånd är att man blandar ihop det med öppen källkod som är en helt annan fråga.

Örebro kommun har tagit fram en film som förklarar begreppen öppna data, psi, öppen förvaltning och några andra viktiga termer på sju minuter. Den har varit ett effektivt sätt att skapa en grundförståelse. Den finns på youtube och vem som helst får så klart använda den för sina egna syften (den är licensierad med en tillåtande licens, CC BY).

Man får dock vara beredd på att även med en grundförståelse så kan det vara svårt att få med sig alla på en gång. Detta är OK. Det är bättre att lägga energi på dem som står och väger. Det ger en bättre effekt. Om 80 procent är med på tåget kommer vi ändå åstadkomma en hel del. De sista 20 procenten kan man återvända till när arbetet kommit igång.

Hur driver vi det praktiska arbetet?

Verksamheterna ansvarar för att välja ut datakällor som ska bli öppna data. Till sin hjälp har de en undersökning vi genomfört tillsammans med PwC där utvecklare svarat på vilken information, om någon, man vill ha tillgång till från en kommun. Den idétävling som var en del av openstockholmaward är en annan inspirationskälla.

En månad innan data ska vara publicerat ska de meddela mig (e-strateg Björn Hagström) vilka källor de kommer öppna.

Källorna kommer publiceras på orebro.se/psidata. Formaten kommer troligtvis att variera. Vi håller det enkelt, information ska publiceras i befintliga format, men vi strävar efter att det i alla fall ska vara strukturerat (i t.ex. excelformat).

En del verksamheter har mer resurser och mer av sin information i format som är enkla att dela med sig av. Vissa verksamheter har också ett inneboende problem i och med att mycket information bygger på person- eller sekretessuppgifter, där man behöver tänka till lite extra innan man öppnar upp dem som öppna data.

Under november kommer vi också hålla en tävling på länets öppna data under namnet Öppna Örebro län, tävlingen har också en Facebook-sida som du är välkommen att gilla. Tävlingen anordnas tillsammans med Örebro universitet, Länsstyrelsen i Örebro län och Nethouse.

Välkommen till moderna kommunen

Här kan du följa Örebro kommuns utvecklingsarbete, samlat under en rubrik för att vi lättare ska driva satsningar och projekt åt samma håll – moderna kommunen. Det är ett arbete som bedrivs på många håll i organisationen och det kommer tillkomma flera delar under resans gång. Här är några av grundbultarna i arbetet och de är i huvudsak vad bloggen kommer handla om.

Kulturresan

Vi har ett stort arbete framför oss att förändra kulturen i organisationen. Vi ska ännu tydligare gå från en förvaltningsorganisation till en serviceorganisation. En serviceorganisation utgår från privatpersoners och företagares behov och organiserar sitt arbete därefter i högre utsträckning än idag.

Funktionsresan

Vi ska hitta smartare sätt att kommunicera med medborgare, företagare och medarbetare och chefer.Utveckla extern och intern webb och utveckla ett servicecenter.

Teknikresan

IT är möjliggörare i förändringsarbetet. Vi har utvecklat vår it-organisation och har nu en ledning och medarbetare som inriktar sitt arbete på att få en bra koll på den tekniska plattformen och se möjligheter i den, samt verkar för att den ska utvecklas ännu mer på sikt. En mycket viktig förutsättning för att resan ska ha en bra grund.

Vi har en hel del projekt och arbeten som drivs nu inom ramen för dessa resor.

Öppna data

Under oktober kommer våra förvaltningar inom kommunorganisationen skapa ett antal nya källor för öppna data. Efter det kommer vi anordna en tävling tillsammans med Örebro Universitet för att dessa data ska användas. Här finns en film som förklarar begreppen kring öppna data (7 min).

Servicecenter

Vår kundtjänst (019-21 10 00) och ett antal andra receptioner inom kommunen kommer att avvecklas och samla sina resurser, uppdrag och service i ett servicecenter som även blir en fysisk plats att besöka. Där man kan få hjälp och stöd i sina kontakter med kommunen, via telefon, besök, sociala medier och andra digitala kanaler. Handläggningen av vissa typer av ärenden kommer ske direkt i servicecentret istället för hos en specifik verksamhet. De som söker kontakt får snabbare svar och interna handläggare får med tid över till mer komplicerade ärenden.

Nya orebro.se

En ny version av orebro.se håller på att tas fram och det kommer innebära ett ännu större fokus på målgrupper, deras behov och att utföra tjänster. Projektet för en ny extern webbplats har en egen blogg. Viktiga delar i arbetet är att man ska kunna jämföra service (t.ex. skolor och äldreboenden) samt en mycket bättre och öppnare hantering av synpunkter och felanmälan. Samtidigt som detta pågår kommer nya webbplatser tas fram för kommunens skolor.

Nytt intranät

För att vi ska kunna ge bra service till privatpersoner och företagare krävs en effektiv intern kommunikation och bra stöd för samarbete och det är stora fokusområden för det kommande intranätet. Projektet för nytt intranät har också en blogg.